Come funziona Google Drive

Google Drive è un servizio di archiviazione che ti consente di salvare vari file sul cloud e di accedervi dal tuo smartphone, tablet o computer. Puoi archiviare documenti, immagini, video e persino eseguire il backup dell’intero PC. Il servizio semplifica il trasferimento di file da un dispositivo all’altro senza doverli inviare per e-mail. Ti consente anche di condividere documenti con altre persone e assicurerà che i tuoi file siano al sicuro se il tuo PC smette di funzionare.

Google Drive è gratuito e si confronta con servizi come Dropbox o Microsoft OneDrive. Anche se usarlo non è poi così complicato, il servizio ha molte funzionalità che potrebbero confondere un principiante. Diamo un’occhiata a quelle più popolari in questo articolo, spiegando cosa sono queste funzioni e come usare Google Drive.

Come funziona Google Drive

Prima di approfondire tutte le funzioni e mostrarti come utilizzare Google Drive, parliamo di alcune cose di base che devi sapere. Il primo è che è necessario un account Google per utilizzare il servizio. È gratuito e può essere impostato in pochi minuti. L’account ti dà accesso a tutti i servizi di Google, tra cui Drive, Gmail, Foto, YouTube, Play Store e così via.

Puoi accedere a Drive sul Web andando su drive.google.com o tramite l’app Android gratuita, scaricala qui. Puoi anche visualizzare tutti i tuoi file tramite la cartella Drive sul tuo PC, ma devi prima scaricare il software di backup e sincronizzazione.

Per fare il download di Google Drive visita il sito Web di Drive. Da qui fai clic su “Scarica backup e sincronizzazione per Windows (o Mac)” nell’angolo in basso a sinistra, quindi segui le istruzioni sullo schermo. Quindi avvia il programma una volta installato ed esegui la procedura di installazione, dopodiché vedrai un’icona di Google Drive nella scheda Preferiti su Windows.

Per quanto riguarda l’archiviazione, ottieni 15 GB gratuiti, che sono condivisi tra Drive, Gmail e Foto. Questo è abbastanza per la maggior parte delle persone, ma puoi aggiungere altro spazio cloud se necessario a pagamento. Un piano da 100 GB ti farà sborsare 2€ al mese, 2 TB costa 10€ al mese, mentre 10 TB costa 100€ al mese.

Queste sono le cose di base che devi sapere sul cloud storage di big G per capire come funziona Google Drive. Ora che l’abbiamo rimosso, diamo un’occhiata a come usare Google Drive.

Come caricare e scaricare file da Google Drive

Esistono due modi per caricare file su Drive quando si utilizza il client Web.

Drag and drop

Il primo metodo è il trascinamento dei file (il tipico drag and drop): seleziona un file che desideri caricare dal PC, trascinalo sull’interfaccia di Drive e rilascialo. Questo funziona sia per i singoli file che per le cartelle.
La seconda opzione è fare clic sul pulsante “Nuovo” situato nell’angolo in alto a sinistra del sito Web e selezionare “Caricamento file” o “Caricamento cartella”. Quindi scegli i file o le cartelle che desideri caricare, fai clic su “Apri” o “Carica” e sei a posto.

Dal tuo PC

Un metodo ancora più semplice per caricare sul cloud di Google è sfruttare la cartella Drive sul tuo PC. Basta trascinare i documenti che si desidera caricare e rilasciarli nella cartella Drive locale. Fondamentalmente funziona come il trasferimento di file da una cartella all’altra sul tuo computer.

Utilizzando il tuo dispositivo Android

Il caricamento di file dal tuo dispositivo mobile è altrettanto facile. Apri l’app Drive, fai clic sull’icona “+” nell’angolo in basso a destra e seleziona il file che desideri inviare al cloud.

Tipi di file supportati

Il risultato finale è lo stesso, indipendentemente dal metodo di caricamento scelto.
I file vengono archiviati in Drive e puoi accedervi dal tuo PC, tablet o smartphone. Il servizio supporta molti tipi di file, tra cui .jpeg, .png, .gif, .mpeg4, .mov e .avi: puoi vedere l’elenco completo qui.
Esistono anche limiti di dimensione dei file, ma non causeranno problemi per la maggior parte degli utenti:

Documenti: fino a 1,02 milioni di caratteri. Se converti un documento di testo in formato Google Documenti, può arrivare a 50 MB.
Fogli di lavoro: fino a due milioni di celle per fogli di lavoro creati o convertiti in Fogli Google (Google Sheets).
Presentazioni: fino a 100 MB per presentazioni convertite in Presentazioni Google (Google Slides).
Tutti gli altri file: fino a 5 TB.

Trasferimento di file tra dispositivi

Google Drive è ottimo per trasferire file da un dispositivo all’altro. Ad esempio, puoi caricare file da uno smartphone e poi scaricarli sul tuo PC. Quando utilizzi Drive sul Web, seleziona un file o una cartella, fai clic sull’icona “Altre azioni” nell’angolo in alto a destra (tre punti verticali) e seleziona “Scarica”. La storia è simile su dispositivo mobile: tocca la stessa icona accanto a un file di scelta, seleziona “Download” e sei a posto.

In alternativa, puoi anche aprire la cartella Drive sul tuo PC e trasferire i file in una cartella sul tuo computer. Tuttavia, i file non saranno più disponibili in Drive, mentre scaricandoli direttamente dal client Web si assicura che rimarranno anche nel cloud.

Organizza, elimina e condividi file su Google Drive

Suggerimenti sull’organizzazione

Puoi organizzare i file in Drive come fai sul tuo PC. Puoi lasciarli tutti in un unico posto (I miei file) o metterli in cartelle diverse. Per creare una cartella nel client Web, fare clic sul pulsante “Nuovo”, quindi selezionare “Cartella”. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse nella cartella Drive sul tuo computer e creare una nuova cartella come faresti normalmente su Windows. Sul cellulare, tocca il pulsante blu “+” e seleziona anche “Cartella”.

Per spostare i file in una cartella sul Web, utilizza semplicemente il metodo di trascinamento della selezione per il client Web e la cartella Drive. Funziona anche su dispositivi mobili, ma per esperienza, è più veloce se tocchi l’icona “Altre azioni” (tre punti verticali) accanto a un file, seleziona l’opzione “Sposta”, quindi scegli la nuova posizione per il file.

Eliminare file su Google Drive

Come eliminare un file?
L’opzione più semplice è selezionare un file o una cartella e premere il tasto Canc sulla tastiera. Questo funziona sia per il client Web che per la cartella Drive. Per eliminare un documento Drive dal tuo dispositivo mobile, tocca l’icona “Altre azioni” accanto al file (tre punti verticali) e seleziona “Rimuovi”.

Condividere file su Google Drive

Una delle cose migliori di Drive è la possibilità di condividere file con altri. Questi possono essere singoli documenti e cartelle. Seleziona un file o una cartella, fai clic sull’icona “Ottieni link condivisibili”, quindi copia e condividi il link con le persone che desideri. Puoi anche fare clic sull’opzione “Impostazioni di condivisione”, dove puoi abilitare l’autorizzazione alla modifica e inviare il link direttamente all’indirizzo email di qualcuno.

Il processo è simile per i dispositivi mobili. Tocca l’icona “Altre azioni” (tre punti verticali) accanto a un file e attiva l’opzione “Condivisione collegamento”. Il collegamento verrà automaticamente copiato, quindi puoi andare avanti e incollarlo in un’app di messaggistica e inviarlo a un amico. In alternativa, puoi toccare “Aggiungi persone” per inviare il link a un indirizzo email.

Documenti disponibili e app di terze parti

Drive è collegato alla suite di produttività per ufficio di Google che include Google Documenti, Fogli e Presentazioni, in concorrenza con Word, Excel e PowerPoint di Microsoft. Sebbene questi tre servizi abbiano un proprio sito Web dedicato (link sotto), ogni documento che crei viene automaticamente salvato in Drive. Drive supporta anche altri servizi Google come Google Form, Disegni Google e altro.

Puoi creare un documento direttamente dall’interfaccia web di Drive o dall’app mobile, che ti porterà al sito Web dedicato di Google Doc. Come esattamente? Fai clic sul pulsante blu “Nuovo” nell’angolo in alto a sinistra del sito Web, quindi seleziona “Google Documenti”, “Fogli Google” o “Presentazioni Google”. Sul cellulare, tocca l’icona blu “+” e seleziona una delle tre opzioni menzionate nella frase precedente.

Indipendentemente dall’opzione che scegli, sarai sempre in grado di accedere a tutti i documenti creati dal tuo PC, dispositivo mobile e dalla cartella Drive sul tuo computer.

Google Drive si integra anche con molte app di terze parti. Questi includono

DocHub (firma PDF),
Pixlr Express (editor di foto),
Draw.io (diagrammi) e molti altri.

Un’app di terze parti che funziona con Google Drive è WhatsApp, dove puoi effettivamente archiviare i tuoi messaggi più vecchi sul servizio cloud. La buona notizia è che WhatsApp ha recentemente apportato una modifica che consente alle persone di archiviare i messaggi su Google Drive senza che vengano conteggiati ai propri limiti di archiviazione.

Puoi consultare l’elenco completo tramite l’interfaccia web: fai clic sul pulsante “Nuovo” e seleziona “Altro” seguito da “Connetti più app”. Quando vedi qualcosa che ti piace, fai clic sul pulsante “Connetti” per integrarlo con Drive.

Opzioni modalità offline

Avere i tuoi file online è l’ideale per accedervi da più dispositivi, ma può anche significare che non sarai in grado di vederli o modificarli senza una connessione Internet. Fortunatamente, questo non è il caso di Google Drive. Il servizio ha una modalità offline, che ti consente di accedere ai file mentre non sei connesso a Internet. Puoi visualizzare e modificare file tra cui Google Documenti, Fogli e Presentazioni, con tutte le modifiche sincronizzate automaticamente quando viene ristabilita una connessione a Internet.

Devi attivare l’accesso offline individualmente per ciascun dispositivo. Sul tuo computer, apri il menu delle impostazioni e abilita la modalità “Offline” (immagine sopra). Assicurati anche di scaricare l’estensione di Chrome offline di Google Documenti. Al termine, puoi visitare il sito Web di Drive per visualizzare o modificare i tuoi file. Ma tieni presente che devi usare il browser Chrome per farlo funzionare. Naturalmente, puoi anche aprire i file tramite la cartella Drive sul tuo computer, che si aprirà in Chrome.

Le cose sono leggermente diverse sui dispositivi mobili. Devi aprire l’app Drive, toccare l’icona “Altre azioni” (tre punti verticali) accanto a un file, quindi selezionare “Disponibile offline”. In alternativa, è possibile premere a lungo su un file, quindi selezionarne altri e seguire la stessa procedura per abilitare la modalità offline per più file contemporaneamente.

Se sei arrivato così lontano, ora hai una buona idea di come utilizzare Google Drive. Il servizio offre alcune funzionalità in più, ma quelle sopra menzionate sono le più importanti.